Eigen kosten van de werkgever: wat zonder RSZ of bedrijfsvoorheffing terugbetaald wordt

Wat zijn eigen kosten van de werkgever?

Het zijn uitgaven die de werknemer voorschiet voor zijn werk en die eigenlijk ten laste van de werkgever vallen. Parkeren tijdens een klantenbezoek, materiaal dat voor het bedrijf wordt gekocht of de kosten van een bureau thuis horen daarbij.

De RSZ stelt een kostenvergoeding enkel vrij van bijdragen als drie voorwaarden tegelijk vervuld zijn:

• de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
• de kosten zijn reëel;
• de werkgever kan de juistheid van de uitgaven met bewijsstukken verantwoorden.

Bij betwisting moet de werkgever bewijzen dat de kosten echt gemaakt zijn en dat de uitgaven juist zijn. Voor de belastingen sluit artikel 31, tweede lid, 1° van het Wetboek van de inkomstenbelastingen de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever uit van het belastbare loon: op die bedragen wordt dus geen bedrijfsvoorheffing ingehouden.

Werkelijke kosten of een forfait terugbetalen?

Bij de werkelijke kosten bewijst het bewijsstuk elke uitgave; bij een forfait betaalt de werkgever een vast bedrag dat hij moet kunnen verantwoorden. Beide methodes zijn toegestaan, maar de werkgever mag ze niet samen gebruiken voor eenzelfde soort kosten.

Terugbetaling van de werkelijke kosten

De werknemer bezorgt de factuur of het ticket, de werkgever betaalt het exacte bedrag terug. Dat is de veiligste methode: het bewijsstuk toont zowel de uitgave als het bedrag.

Het forfait

Een forfait is een vast bedrag per dag of per maand. De RSZ aanvaardt het onder een aantal voorwaarden:

• het stemt overeen met werkelijk gemaakte kosten;
• het is aannemelijk gezien de functie en de werkomstandigheden van de werknemer;
• de werkgever kan zijn kostenbeleid motiveren en het bedrag verantwoorden, bijvoorbeeld met het arbeidsreglement of een dienstnota.

Het deel van een forfait dat de werkelijke kosten overschrijdt, wordt loon waarop bijdragen verschuldigd zijn. Ook de fiscus kijkt naar de ernst van de berekening. In haar jaarverslag 2021 weigerde de Dienst Voorafgaande Beslissingen een drankvergoeding van 240 euro per jaar, ongeveer 1,15 euro per dag over 208 werkdagen te bevestigen: de voorgelegde cijfers waren niet realistisch.

Welke forfaits aanvaardt de RSZ in 2026?

De RSZ publiceert een tabel met maximumbedragen in zijn administratieve instructies van het derde kwartaal van 2026, op 2 november 2026 nog altijd de meest recente online. Dit zijn de lijnen die het vaakst gebruikt worden.

Het zijn plafonds: de werkgever mag minder geven, niet meer als forfait. Liggen de werkelijke kosten hoger, dan kan de werkgever overstappen op de terugbetaling van de werkelijke kosten in plaats van het forfait, maar dan moet hij de realiteit van alle kosten van die post bewijzen. Ook de kilometervergoeding staat in die tabel, met eigen regels: daar komt een volgend artikel over.

Hoeveel mag de werkgever betalen voor thuiswerk?

Maximaal 164,21 euro per maand aan bureauvergoeding sinds 1 september 2026, volgens de RSZ. Dat plafond werd verhoogd na een indexaanpassing, zoals de RSZ meldt bij het nieuws van het kwartaal.

Twee forfaits staan op aparte lijnen van de tabel: 20 euro per maand voor de internetverbinding, abonnement inbegrepen, en 20 euro per maand voor de pc. Het pc-forfait dekt al de randapparatuur en de software. Een scherm of een muis die daarnaast op factuur worden terugbetaald, zijn dus een dubbele vergoeding.

Fiscaal regelt de FOD Financiën de tussenkomsten van de werkgever in circulaire 2021/C/20, gepubliceerd op 26 februari 2021. De voorwaarden voor de forfaitaire bureauvergoeding staan in de randnummers 15 tot 22, en randnummer 23 geeft het standpunt van de administratie over structureel en regelmatig thuiswerk. Laat uw sociaal secretariaat nagaan of uw werkorganisatie daaraan voldoet.

Kan een bedrijfsleider er ook gebruik van maken?

Voor thuiswerk wordt zijn geval apart behandeld, en een voorafgaande beslissing blijft mogelijk. Circulaire 2021/C/20 wijdt aparte randnummers (7 tot 9) aan bedrijfsleiders en bijzondere stelsels. De Dienst Voorafgaande Beslissingen van de FOD Financiën meldt dat een bedrijfsleider altijd een ruling kan aanvragen.

Een bestuurder of zaakvoerder die kosten door zijn vennootschap wil laten terugbetalen, legt dus best een schriftelijk beleid vast, met bedragen die hij kan verantwoorden. De fiscale en sociale behandeling hangt af van zijn statuut en zijn vennootschap: laat de bedragen nakijken door uw boekhouder voor de eerste betaling.

Cijfervoorbeeld: een werknemer die twee dagen per week thuiswerkt

Lucas werkt als bediende in een kmo. Hij werkt twee dagen per week thuis, elke week, volgens de schriftelijke overeenkomst met zijn werkgever, die met zijn sociaal secretariaat heeft nagegaan dat dit thuiswerk structureel en regelmatig is. Hij gebruikt zijn eigen internetverbinding en zijn eigen computer. In november 2026 betaalt hij ook 16,80 euro parkeergeld bij een klantenbezoek en bezorgt hij het ticket.

Deze berekening veronderstelt dat de werkgever de combinatie van de drie forfaits voor Lucas door zijn sociaal secretariaat heeft laten bevestigen. De 204,21 euro komt dan elke maand terug zolang de voorwaarden vervuld blijven. Het parkeergeld wordt alleen terugbetaald in de maand waarin het betaald is, op bewijsstuk. Als de werkgever ook de internetfactuur van Lucas terugbetaalde, bijvoorbeeld 39,99 euro, bovenop het forfait van 20 euro, zou hij hetzelfde soort kosten twee keer vergoeden.

Wat zijn de meest voorkomende valkuilen?

Bewaar elk bewijsstuk van de werkelijk terugbetaalde kosten en het document dat uw forfaits vastlegt. Voor een bijzonder geval (deeltijds werk, bedrijfsleider, meerdere werkgevers) vraagt u het advies van uw sociaal secretariaat of uw boekhouder.