Algemene verkoop- en gebruiksvoorwaarden (België)

Bijgewerkt op 18 oktober 2026.

Werkversie: te laten nalezen door een advocaat (Belgisch en Frans recht) en door een Nederlandstalige vertaler voor de publicatie.

Deze versie is bestemd voor klanten die in België gevestigd zijn. De verkoper blijft de uitgever van Fraikit, een Franse onderneming. Deze Nederlandse tekst is een vertaling: bij verschil of twijfel over de interpretatie heeft de Franse versie voorrang. Klanten die in Frankrijk gevestigd zijn, raadplegen de Franse voorwaarden.

1. Voorwerp

Deze voorwaarden regelen de toegang tot de dienst Fraikit, online software en mobiele app voor het beheer van onkostennota's, aangeboden aan professionals (ondernemingen, zelfstandigen, accountantskantoren en boekhoudkantoren). Ze gelden voor elke inschrijving. De verkoper is de uitgever van Fraikit, geïdentificeerd in de wettelijke vermeldingen (naam, adres, SIREN-nummer, intracommunautair btw-nummer) en op elke factuur.

2. Inschrijving en account

De inschrijving is voorbehouden aan professionals die geïdentificeerd zijn met hun ondernemingsnummer, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (10 cijfers, gecontroleerd bij de inschrijving). De accounthouder staat in voor de juistheid van de verstrekte gegevens en voor de vertrouwelijkheid van de toegang van zijn gebruikers. Hij wijst de administrators, managers en uitgenodigde werknemers aan.

3. Formules

Eén abonnement per account; daarbij komen alleen, als de klant ze kiest, de optie bewijskrachtige archivering (+1 € excl. btw per actieve gebruiker en per maand) en extra ondernemingen (+4 € excl. btw per maand bij jaarlijkse betaling, 5 € excl. btw bij maandelijkse betaling).

Gratis: 5 onkostennota's of ritten per maand en per account, voor één persoon. Daarboven wordt het aanmaken van nota's opgeschort tot de volgende maand of tot de overstap naar een betalende formule.
Solo: één gebruiker, 4,90 € excl. btw per maand bij maandelijkse betaling of 46,80 € excl. btw per jaar bij jaarlijkse betaling. De eerste 3 maanden zijn gratis bij de eerste inschrijving. Redelijk gebruik: tot 100 onkostennota's of ritten per maand; daarboven kan Fraikit de overstap naar de formule Team voorstellen.
Team (Équipe): 5,90 € excl. btw per actieve gebruiker en per maand bij maandelijkse betaling, degressief (4,90 € excl. btw van 51 tot 200 actieve gebruikers, 3,90 € excl. btw daarboven), zonder minimum: een maand zonder actieve gebruiker wordt niet gefactureerd. Bij jaarlijkse formule met een verbintenis van 12 maanden, maandelijks gefactureerd: 4,90 € excl. btw, 3,90 € excl. btw van 51 tot 200 en 2,90 € excl. btw daarboven. Gratis proefperiode van 30 dagen. Een actieve gebruiker is een gebruiker die in de gefactureerde maand minstens één onkostennota of rit heeft aangemaakt.
Extra onderneming: 5 € excl. btw per maand, 4 € excl. btw per maand bij jaarlijkse betaling (48 € excl. btw per jaar buiten Team).
Optie bewijskrachtige archivering: 1 € excl. btw per maand en per actieve gebruiker (12 € excl. btw per jaar bij jaarlijkse betaling buiten Team) (één gebruiker in Gratis en Solo; in Team, de actieve gebruikers van de maand), beschikbaar voor alle formules, ook Gratis: bij de gratis formule wordt de optie afzonderlijk afgesloten.
Ruimte voor accountants: gratis voor accountantskantoren en boekhoudkantoren.
White label (kleuren, logo, adres en e-mails op naam van de klant, voor portagebedrijven en netwerken): maandelijks forfait op offerte, bovenop het abonnement, na aanvaarding van de offerte door de klant.

Prijzen in euro, exclusief btw, dezelfde als in Frankrijk. Omdat Fraikit in Frankrijk wordt uitgegeven, ontvangt een klant die in België gevestigd is en voor btw geïdentificeerd is (geldig BE-nummer, ingevuld in Instellingen, Abonnement, Factuurgegevens) een factuur zonder btw met de vermelding « Autoliquidation » (verlegging van heffing): de Belgische btw is verschuldigd door de klant (artikel 196 van richtlijn 2006/112/EG, artikel 259-1 van de Franse Code général des impôts). Zonder geldig btw-nummer is de Franse btw van toepassing.

Einde van de proefperiode: zonder abonnement op de einddatum van de proefperiode valt het account terug op de limieten van de gratis formule (5 onkostennota's of ritten per maand). Alle gegevens blijven raadpleegbaar en exporteerbaar. De administrator krijgt 7 dagen en 1 dag voor die datum een herinnering.

4. Duur, betaling en opzegging

Het abonnement wordt in selfservice beheerd via Instellingen, Abonnement: wijziging van formule of periodiciteit, facturen, opzegging. Bij maandelijkse betaling is het zonder verbintenis en op elk moment opzegbaar; de opzegging gaat in aan het einde van de lopende periode. Bij jaarlijkse betaling wordt Solo vooraf betaald voor 12 maanden; Team wordt maandelijks gefactureerd volgens het aantal actieve gebruikers, met een verbintenis van 12 maanden.

De betaling gebeurt met bankkaart (ook Apple Pay en Google Pay) of SEPA-domiciliëring via onze betalingsdienstaanbieder. Elke achterstand leidt, na herinnering, tot opschorting van het aanmaken van nieuwe nota's; de gegevens blijven raadpleegbaar en exporteerbaar.

5. Accountantskantoren

Het kantoor heeft alleen toegang tot de gegevens van zijn klanten met hun toestemming, die op elk moment herroepbaar is. Het kiest voor elke klant: ofwel betaalt de klant het abonnement en ontvangt het kantoor een commissie van 20 % van het geïnde bedrag exclusief btw, ofwel neemt het kantoor het abonnement ten laste met een korting van 30 % op de publieke prijs. In dat tweede geval wordt op de 1e van elke maand een geconsolideerde factuur voor de vorige maand opgemaakt, gedomicilieerd op het betaalmiddel van het kantoor (SEPA-domiciliëring of kaart), met een vervaltermijn van 10 dagen. Stopt het kantoor met het betalen van het abonnement van een klant, dan krijgt die klant 30 dagen proef en wordt hij daarvan op de hoogte gebracht; neemt het kantoor een abonnement over dat de klant betaalde, dan wordt dat opgezegd aan het einde van de lopende periode, zonder dubbele betaling. Deze voorwaarden staan in detail in de partnerschapsovereenkomst die het kantoor ondertekent.

6. Automatisch lezen en fiscale regels

Fraikit leest de bewijsstukken en past, voor een onderneming waarvan het land België is (Instellingen, Onderneming), de Belgische regels toe die op de datum van verwerking bekend zijn: Belgische btw-tarieven (21, 12, 6 en 0 %), aftrekbare btw volgens het Btw-wetboek (restaurant- en receptiekosten niet aftrekbaar, beperking van autokosten), federale forfaitaire kilometervergoeding. Deze verwerkingen zijn een hulpmiddel: de gebruiker controleert de bedragen voor verzending, en de onderneming blijft verantwoordelijk voor haar aangiften, samen met haar boekhouder.

7. Archivering

De bewijsstukken worden bewaard zolang het abonnement loopt. Alle bewijsstukken worden geïdentificeerd met hun SHA-256-vingerafdruk en elke nacht verzegeld; een toegevoegd bewijsstuk kan niet worden vervangen. De optie bewijskrachtige archivering maakt bovendien, voor elk gefotografeerd bewijsstuk, een betrouwbare kopie in PDF/A-3-formaat in de zin van artikel L102 B van het Franse Livre des procédures fiscales en het Franse besluit van 22 maart 2017, verankert elke verzegeling in de Bitcoin-blockchain (OpenTimestamps), plaatst het origineel en de kopie in een archiefopslag die tegen elke verwijdering of wijziging is vergrendeld, en bewaart de bewijsstukken 10 jaar, ook na het einde van het abonnement, met toegang op eenvoudig verzoek. De klant blijft verantwoordelijk voor zijn digitaliseringsprocedure; een model staat op de pagina bewijskrachtige archivering (in het Frans). Zonder deze optie moet de klant de originelen zelf bewaren.

Deze optie is ontworpen volgens het Franse recht. De draagwijdte ervan ten aanzien van de Belgische regels voor het bewaren van facturen en bewijsstukken is nog niet bevestigd: bewaar in België uw originelen zolang Fraikit dat niet heeft bevestigd.

8. Gegevens en omkeerbaarheid

De onderneming blijft eigenaar van haar gegevens. Ze kan op elk moment haar nota's, boekingen en bewijsstukken exporteren, en via Instellingen, Historiek een volledige export downloaden (alle uitgaven, bewijsstukken, betrouwbare kopieën en pdf-onkostennota's van elke maand). De verwerking van persoonsgegevens staat beschreven in het privacybeleid; de verbintenissen van Fraikit als verwerker van de gegevens van de klant staan in de verwerkersovereenkomst (in het Frans), die deel uitmaakt van deze voorwaarden.

9. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

Fraikit zet redelijke middelen in om de beschikbaarheid van de dienst te verzekeren, buiten onderhoud. Haar aansprakelijkheid is beperkt tot de bedragen die in de laatste 12 maanden zijn betaald.

10. Bètaperiode

Tijdens de bèta gebeurt de inschrijving op uitnodiging. De dienst is volledig bruikbaar maar nog in test: functies kunnen evolueren, en Fraikit spant zich in om de beschikbaarheid te verzekeren zonder verbintenis op dienstniveau. Accounts die met een « gratis » uitnodiging zijn geopend, zijn gratis tijdens de bèta, tot de datum vermeld in Instellingen, Abonnement. Minstens 30 dagen voor het einde van de gratis periode wordt de administrator per e-mail verwittigd: hij kiest dan een formule, stapt over naar de gratis formule of exporteert zijn gegevens; er wordt niets gefactureerd zonder zijn akkoord. Feedback die naar Fraikit wordt gestuurd (knop « Feedback geven ») mag vrij worden gebruikt om de dienst te verbeteren.

11. Toepasselijk recht

Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Franse recht, aangezien de verkoper in Frankrijk gevestigd is, onverminderd de dwingende bepalingen van het Belgische recht die op de professionele klant van toepassing zijn (met name de regels van boek VI van het Wetboek van economisch recht over onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen). Bij gebrek aan minnelijke regeling zijn uitsluitend de bevoegde rechtbanken van het rechtsgebied van het adres van de uitgever, vermeld in de wettelijke vermeldingen, bevoegd.