Frais propres à l'employeur : ce qui se rembourse sans ONSS ni précompte

Que sont les frais propres à l'employeur ?

Ce sont les dépenses que le travailleur avance pour son travail et dont la charge revient à l'employeur. Le parking payé pendant une visite chez un client, le matériel acheté pour l'entreprise ou le coût d'un bureau aménagé à la maison en font partie.

L'ONSS exclut ces remboursements de la rémunération si trois conditions sont réunies en même temps :

• les frais sont exposés dans le cadre de la relation de travail ;
• ils sont réels ;
• l'employeur peut établir l'exactitude des dépenses avec des pièces justificatives.

En cas de contestation, c'est à l'employeur de prouver la réalité des frais et l'exactitude des dépenses. Pour l'impôt, l'article 31, alinéa 2, 1° du Code des impôts sur les revenus écarte de la rémunération imposable les remboursements de dépenses propres à l'employeur : aucun précompte professionnel n'est donc retenu sur ces montants.

Faut-il rembourser au réel ou au forfait ?

Au réel, la pièce prouve chaque dépense ; au forfait, l'employeur verse un montant fixe qu'il doit pouvoir justifier. Les deux méthodes sont admises, mais l'employeur ne peut pas les utiliser ensemble pour un même type de frais.

Le remboursement réel

Le travailleur remet la facture ou le ticket, l'employeur rembourse le montant exact. C'est la méthode la plus sûre : la pièce prouve à la fois la dépense et son montant.

Le forfait

Un forfait est un montant fixe versé chaque jour ou chaque mois. L'ONSS l'accepte à plusieurs conditions :

• il correspond à des frais réellement exposés ;
• il est plausible au regard de la fonction du travailleur et de ses circonstances de travail ;
• l'employeur peut motiver sa politique de frais et justifier le montant, par exemple par le règlement de travail ou une note de service.

La partie d'un forfait qui dépasse les frais réels devient de la rémunération, soumise aux cotisations. Le fisc regarde aussi le sérieux du calcul. Dans son rapport annuel 2021, le Service des décisions anticipées a refusé de confirmer une indemnité de boisson de 240 € par an, soit environ 1,15 € par jour sur 208 jours travaillés : les chiffres avancés n'étaient pas réalistes.

Quels forfaits l'ONSS accepte-t-il en 2026 ?

L'ONSS publie un tableau de montants maximums, repris dans ses instructions administratives du troisième trimestre 2026, toujours les plus récentes en ligne le 2 novembre 2026. En voici les lignes qui servent le plus souvent.

Ce sont des plafonds : l'employeur peut verser moins, pas davantage au titre du forfait. Si les frais réels sont plus élevés, l'employeur peut passer au remboursement réel à la place du forfait, mais il doit alors prouver la réalité de tous les frais de ce poste. L'indemnité kilométrique figure aussi dans ce tableau, avec ses propres règles : un prochain article lui sera consacré.

Combien l'employeur peut-il verser pour le télétravail ?

Au plus 164,21 € par mois d'indemnité de bureau depuis le 1er septembre 2026, selon l'ONSS. Ce plafond a été relevé après une adaptation à l'index, comme l'ONSS le signale dans ses nouveautés du trimestre.

Deux forfaits figurent sur des lignes séparées du tableau : 20 € par mois pour la connexion internet, abonnement compris, et 20 € par mois pour le PC. Le forfait PC couvre déjà les périphériques et les logiciels. Un écran ou une souris remboursés en plus sur facture feraient donc double emploi.

Côté impôt, le SPF Finances règle les interventions de l'employeur dans sa circulaire 2021/C/20, publiée le 26 février 2021. Les conditions de l'indemnité forfaitaire de bureau y figurent aux points 15 à 22, et le point 23 donne la position de l'administration pour le télétravail structurel et régulier. Faites vérifier par votre secrétariat social que votre organisation du travail y répond.

Un dirigeant d'entreprise peut-il en bénéficier ?

Pour le télétravail, son cas est traité à part, et une décision anticipée reste possible. La circulaire 2021/C/20 consacre aux dirigeants d'entreprise et aux régimes spéciaux des points distincts (7 à 9). Le Service des décisions anticipées du SPF Finances indique qu'un dirigeant peut toujours lui demander une décision.

Un administrateur ou un gérant qui veut se faire rembourser des frais par sa société a donc intérêt à fixer une politique écrite, avec des montants qu'il peut justifier. Le traitement fiscal et social dépend de son statut et de sa société : faites valider les montants par votre fiduciaire avant le premier versement.

Exemple chiffré : un salarié en télétravail deux jours par semaine

Lucas est employé dans une PME. Il travaille de chez lui deux jours par semaine, chaque semaine, selon l'accord écrit signé avec son employeur, qui a vérifié avec son secrétariat social que ce télétravail est structurel et régulier. Il utilise sa propre connexion et son propre ordinateur. En novembre 2026, il paie aussi 16,80 € de parking lors d'une visite chez un client et remet le ticket.

Ce calcul suppose que l'employeur a fait confirmer par son secrétariat social le cumul des trois forfaits pour Lucas. Les 204,21 € reviennent alors chaque mois tant que les conditions restent remplies. Le parking, lui, ne se rembourse que le mois où il est payé, sur pièce. Si l'employeur remboursait aussi la facture internet de Lucas, par exemple 39,99 €, en plus des 20 € de forfait, il paierait deux fois le même type de frais.

Quels sont les pièges les plus fréquents ?

Gardez chaque pièce des frais remboursés au réel et le document qui fixe vos forfaits. Pour un cas qui sort de l'ordinaire (temps partiel, dirigeant, plusieurs employeurs), demandez l'avis de votre secrétariat social ou de votre fiduciaire.