Conditions générales de vente et d'utilisation (Belgique)

Mise à jour le 18 octobre 2026.

Version belge de travail : à faire relire par un avocat (droit belge et droit français) avant la mise en ligne.

Cette version s'adresse aux clients établis en Belgique. Le vendeur reste l'éditeur de Fraikit, entreprise française. Les clients établis en France consultent la version française.

1. Objet

Les présentes conditions régissent l'accès au service Fraikit, logiciel en ligne et application mobile de gestion des notes de frais, proposé aux professionnels (entreprises, indépendants, cabinets d'expertise comptable, fiduciaires). Elles s'appliquent à toute inscription. Le vendeur est l'éditeur de Fraikit, identifié dans les mentions légales (dénomination, adresse, SIREN, TVA intracommunautaire) et sur chaque facture.

2. Inscription et compte

L'inscription est réservée aux professionnels identifiés par leur numéro d'entreprise, inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises (10 chiffres, contrôlés à l'inscription). Le titulaire du compte garantit l'exactitude des informations fournies et la confidentialité des accès de ses utilisateurs. Il désigne les administrateurs, managers et salariés invités.

3. Offres

Un seul abonnement par compte ; s'y ajoutent seulement, si le client les choisit, l'option archivage probant (+1 € HT par utilisateur actif et par mois) et les sociétés supplémentaires (+4 € HT par mois en formule annuelle, 5 € HT en mensuelle).

Gratuit : 5 notes de frais ou trajets par mois et par compte, pour une personne. Au-delà, la création de notes est suspendue jusqu'au mois suivant ou jusqu'au passage à une offre payante.
Solo : un utilisateur, 4,90 € HT par mois en formule mensuelle ou 46,80 € HT par an en formule annuelle. Les 3 premiers mois sont offerts à la première inscription. Usage raisonnable : jusqu'à 100 notes de frais ou trajets par mois ; au-delà, Fraikit peut proposer le passage à l'offre Équipe.
Équipe : 5,90 € HT par utilisateur actif et par mois en formule mensuelle, dégressif (4,90 € HT de 51 à 200 utilisateurs actifs, 3,90 € HT au-delà), sans minimum : un mois sans aucun utilisateur actif n'est pas facturé. En formule annuelle avec engagement de 12 mois, facturée chaque mois : 4,90 € HT, 3,90 € HT de 51 à 200 et 2,90 € HT au-delà. Essai gratuit de 30 jours. Un utilisateur actif est un utilisateur ayant créé au moins une note de frais ou un trajet au cours du mois facturé.
Société supplémentaire : 5 € HT par mois, 4 € HT par mois en formule annuelle (48 € HT par an hors Équipe).
Option archivage à valeur probante : 1 € HT par mois et par utilisateur actif (12 € HT par an en formule annuelle hors Équipe) (un seul utilisateur en Gratuit et Solo ; en Équipe, utilisateurs actifs du mois), disponible pour toutes les offres, Gratuit compris : sur l'offre gratuite, l'option se souscrit seule.
Espace cabinet : gratuit pour les cabinets d'expertise comptable et les fiduciaires.
Marque blanche (couleurs, logo, adresse et e-mails au nom du client, pour les sociétés de portage et les réseaux) : forfait mensuel fixé sur devis, en plus de l'abonnement, après acceptation du devis par le client.

Prix en euros, hors TVA, identiques à ceux pratiqués en France. Fraikit étant édité en France, un client établi en Belgique et identifié à la TVA (numéro BE valide, indiqué dans Paramètres, Abonnement, Coordonnées de facturation) reçoit une facture sans TVA portant la mention « Autoliquidation » : la TVA belge est due par le client (article 196 de la directive 2006/112/CE, article 259-1 du code général des impôts français). Sans numéro de TVA valide, la TVA française s'applique.

Fin de l'essai : sans abonnement souscrit à la date de fin de l'essai, le compte passe aux limites de l'offre gratuite (5 notes de frais ou trajets par mois). Toutes les données restent consultables et exportables. Un rappel est envoyé à l'administrateur 7 jours et 1 jour avant cette date.

4. Durée, paiement et résiliation

L'abonnement se gère en libre-service depuis Paramètres, Abonnement : changement d'offre ou de périodicité, factures, résiliation. En formule mensuelle, il est sans engagement et résiliable à tout moment, la résiliation prenant effet à la fin de la période en cours. En formule annuelle, Solo est payé d'avance pour 12 mois ; Équipe est facturé chaque mois au nombre d'utilisateurs actifs, avec un engagement de 12 mois.

Le paiement s'effectue par carte bancaire (y compris Apple Pay et Google Pay) ou prélèvement SEPA via notre prestataire de paiement. Tout retard entraîne, après relance, la suspension de la création de nouvelles notes ; les données restent consultables et exportables.

5. Cabinets d'expertise comptable

Le cabinet accède aux données de ses clients uniquement sur autorisation de ceux-ci, révocable à tout moment. Il choisit pour chaque client : soit l'abonnement est payé par le client et le cabinet perçoit une commission de 20 % du montant hors taxes encaissé, soit l'abonnement est pris en charge par le cabinet avec une remise de 30 % sur le prix public. Dans ce second cas, une facture consolidée est émise le 1er de chaque mois pour le mois précédent et prélevée sur le moyen de paiement enregistré par le cabinet (prélèvement SEPA ou carte), à échéance de 10 jours. Quand le cabinet cesse de payer l'abonnement d'un client, celui-ci bénéficie de 30 jours d'essai et en est informé ; quand le cabinet prend en charge un abonnement que le client payait, celui-ci est résilié à la fin de la période en cours, sans double paiement. Ces conditions sont détaillées dans la convention de partenariat signée avec le cabinet.

6. Lecture automatique et règles fiscales

Fraikit lit les justificatifs et applique, pour une société dont le pays est la Belgique (Paramètres, Société), les règles belges connues à la date du traitement : taux de TVA belges (21, 12, 6 et 0 %), TVA déductible selon le Code de la TVA (frais de restaurant et de réception non déductibles, limitation des frais de voiture), indemnité kilométrique forfaitaire fédérale. Ces traitements constituent une aide : l'utilisateur vérifie les montants avant envoi, et l'entreprise reste responsable de ses déclarations, en lien avec son comptable ou sa fiduciaire.

7. Archivage

Les justificatifs sont conservés pendant toute la durée de l'abonnement. Tous les justificatifs sont identifiés par leur empreinte SHA-256 et scellés chaque nuit ; un justificatif joint ne peut pas être remplacé. L'option archivage à valeur probante produit en plus, pour chaque justificatif photographié, une copie fiable au format PDF/A-3 au sens de l'article L102 B du livre des procédures fiscales et de l'arrêté du 22 mars 2017, ancre chaque scellement dans la blockchain Bitcoin (OpenTimestamps), dépose l'original et la copie dans un stockage d'archives verrouillé contre toute suppression ou modification, et conserve les justificatifs 10 ans, y compris après la fin de l'abonnement, avec un accès sur simple demande. Le client reste responsable de sa procédure de numérisation, dont un modèle est publié sur la page archivage à valeur probante. Sans cette option, il appartient au client de conserver les originaux.

Cette option est conçue selon le droit français. Sa portée au regard des règles belges de conservation des factures et justificatifs n'est pas encore confirmée : en Belgique, conservez vos originaux tant que Fraikit ne l'a pas confirmé.

8. Données et réversibilité

L'entreprise reste propriétaire de ses données. Elle peut à tout moment exporter ses notes, écritures et justificatifs, et télécharger depuis Paramètres, Historique un export complet (toutes les dépenses, justificatifs, copies fiables et notes de frais PDF de chaque mois). Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité ; les engagements de Fraikit comme sous-traitant des données du client figurent dans l'accord de sous-traitance des données, qui fait partie des présentes conditions.

9. Disponibilité et responsabilité

Fraikit met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, hors maintenance. Sa responsabilité est limitée aux sommes versées au titre des 12 derniers mois.

10. Période de bêta

Pendant la bêta, l'inscription se fait sur invitation. Le service est pleinement utilisable mais encore en test : des fonctions peuvent évoluer, et Fraikit s'efforce d'assurer sa disponibilité sans engagement de niveau de service. Les comptes ouverts avec une invitation « offerte » sont gratuits pendant la bêta, jusqu'à la date indiquée dans Paramètres, Abonnement. Au moins 30 jours avant la fin de la gratuité, l'administrateur est prévenu par e-mail : il choisit alors une offre, passe à l'offre gratuite ou exporte ses données ; rien n'est facturé sans son accord. Les avis envoyés à Fraikit (bouton « Donner un avis ») peuvent être librement utilisés pour améliorer le service.

11. Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français, le vendeur étant établi en France, sans préjudice des dispositions impératives du droit belge applicables au client professionnel (notamment les règles du livre VI du Code de droit économique sur les clauses abusives entre entreprises). À défaut d'accord amiable, les tribunaux compétents du ressort de l'adresse de l'éditeur indiquée dans les mentions légales sont seuls compétents.